Zgodnie z ustawą obiekt zbiorowej ochrony służy ochronie ludności przed klęską żywiołową, zdarzeniami o charakterze terrorystycznym oraz przed działaniami wojennymi. Obiekt budowlany uznaje się za budowlę ochronną na podstawie:
- Wyznaczenia przez właściwy organ ochrony ludności. Dokonuje tego zarządzeniem organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego spośród obiektów budowlanych w swoim władaniu lub władaniu podległych mu jednostek organizacyjnych. Zarządzenie może dotyczyć dopiero planowanego obiektu.
- Porozumienia właściwego organu ochrony ludności (organu wykonawczego JST) z właścicielem (użytkownikiem wieczystym) lub zarządcą budynku. W porozumieniu obiekt budowlany lub jego część uznaje się za budowlę ochronną i nakłada zobowiązanie do jego udostępnienia na polecenie organu. Porozumienie można wypowiedzieć tylko za zgodą organu, więc jest to zobowiązanie o charakterze trwałym. Odmowa zgody na wypowiedzenie przyjmuje formę decyzji administracyjnej, a więc zapada w dwuinstancyjnym postępowaniu, z prawem skargi do sądu administracyjnego.
- Decyzji administracyjnej właściwego organu ochrony ludności, która podejmowana jest w razie konieczności realizacji zadań ochrony ludności i obrony cywilnej. Organ wydaje decyzję z urzędu, ale może też wydać ją na wniosek właściciela lub zarządcy. Wydając decyzję powinien uwzględnić ustalenia miejscowym planów zagospodarowania przestrzennego oraz decyzji o warunkach zabudowy oraz uwzględnić uzasadniony interes właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego.
Zarówno porozumienie, jak i decyzja o uznaniu obiektu budowlanego za budowlę ochronną określać będą podstawowe obowiązki jej właściciela (użytkownika wieczystego) lub zarządcy. Nie różnią się one jednak diametralnie od normalnych obowiązków właściciela czy też zarządcy. W czasie gdy budowla ochronna nie jest użytkowana na właściwe jej cele można wykorzystywać ją w sposób zgodny z przeznaczeniem obiektu, cały czas jednak gwarantujący możliwość wykorzystania na potrzeby funkcji ochronnej.
Jednocześnie właściciel lub zarządca zobowiązani są do:
- zapewnienia utrzymania budowli ochronnej w należytym stanie technicznym;
- udostępniają jej na cele ochrony ludności na polecenie właściwego organu;
- współdziałania w budowli ochronnej do użycia.
Szczególnym obowiązkiem właściciela jest też wyznaczenie osoby kierownika budowli ochronnej i poinformowanie o tym organu ochrony ludności. W razie zaniechania, kierownikiem jest sam właściciel czy też zarządca. Zadaniem kierownika jest zapewnienie prawidłowej eksploatacji i porządku w obrębie budowli ochronnej. Może on w tym celu wydawać wiążące polecenia określonego zachowania osobom przebywającym w budowli ochronnej. W czasie wykonywania swoich obowiązków kierownik korzysta z ochrony przewidzianej Kodeksem karnym dla funkcjonariuszy publicznych.
Baza danych obiektów, które mogą być wyznaczone jako budowle ochronne budowana jest według założenia ustawodawcy z urzędu. Organy nadzoru budowlanego zawiadamiają bowiem wójta (burmistrza, prezydenta miasta) o przekazaniu do użytkowania obiektu budowlanego, którego dokumentacja budowy lub powykonawcza uwzględnia warunki techniczne budowli ochronnej.
Obiekt budowlany bez kondygnacji podziemnej oraz budynek mieszkalny jednorodzinny nie są jednak nigdy brane pod uwagę, jako potencjalne obiekty zbiorowej ochrony lub miejsca doraźnego schronienia. Inne mogą jednak na zlecenie organu zostać skontrolowane pod względem spełnienia lub możliwości spełnienia warunków dla obiektu zbiorowej ochrony. Sprawdzenia dokonuje komendant powiatowy Państwowej Straży Pożarnej (pod względem wymagań w zakresie bezpieczeństwa pożarowego) oraz PINB w zakresie wymaganym ustawą Prawo budowlane. Sprawdzenie jest niezbędnym elementem poprzedzającym zawarcie porozumienia lub wydanie decyzji, o której mowa powyżej.
Budowle ochronne dzielą się na schrony oraz ukrycia i posiadają kategorię odporności. Schron jest to obiekt lub jego część o konstrukcji zamkniętej i hermetycznej, wyposażony w urządzenia filtrowentylacyjne i pochłaniacze regeneracyjne. Ukrycie ma konstrukcję niehermetyczną. Oprócz schronu i ukrycia, ustawa wyróżnia też miejsca doraźnego schronienia, to jest przystosowane do tymczasowego ukrycia ludzi.
W razie uznania danego obiektu za budowlę ochronną, należy je oznaczyć i zakładać znacznie częstsze niż standardowe przeglądy techniczne, w tym kontroli przez Powiatowego Inspektora nadzoru budowlanego, Państwową Straż Pożarną oraz Państwową Inspekcję Sanitarną.
Dla obiektów zbiorowej ochrony budowli ochronnych w dalszym ciągu obowiązują warunki techniczne wydane na podstawie normy kompetencyjnej z art. 7 Prawa budowlanego. Ponadto należy je projektować i budować z uwzględnieniem odpowiedniej wytrzymałości, rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa pożarowego, wentylacji, rozwiązań ewakuacyjnych, zaopatrzenia w energię i wodę, odprowadzanie ścieków i rozwiązań służących przetrwaniu osób znajdujących się wewnątrz. W miarę możliwości budowle ochronne projektuje się jako obiekty o podwójnej funkcji. W sposób umożliwiający ich wykorzystanie zgodnie z potrzebami właścicieli i gwarantujący jednocześnie spełnienie funkcji ochronnej. W budynku użyteczności publicznej zapewnia się budowle ochronne, jeżeli jest to uzasadnione i możliwe. Można od takiego rozwiązania ponadto odstąpić, jeśli ochronę ludności zapewnia inny położona w pobliżu budowla ochronna.
Niezależnie od powyższego ustawa zawiera też uniwersalną wytyczną do projektowania. Jeżeli bowiem w budynku użyteczności publicznej lub budynku mieszkalnym wielorodzinnym nie przewidziano budowli ochronnej, to ich kondygnacje podziemne lub oraz garaże podziemne projektuje się i realizuje w sposób, który pozwoli na zorganizowanie w nich miejsc doraźnego schronienia. Wymagania dla takich miejsc określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 lipca 2025 r. w sprawie warunków organizowania oraz wymagań, jakie powinny spełniać miejsca doraźnego schronienia.